Wat is er misgelopen?
Voor alle duidelijkheid, ik heb een heel zwart-wit beeld geschetst, de werkelijkheid is altijd iets genuanceerder. Maar heel vaak zien we dat het op het volgende neerkomt: een bedrijf gaat bij het kiezen van een softwarepartner op zoek naar zekerheid, en kiest dan voor de leverancier die belooft om op tijd op te leveren en binnen budget te blijven. Maar voor die belofte heeft die leverancier een hoop assumpties moeten maken. Tijdens het traject blijkt dan helaas dat een aantal van de gemaakte assumpties niet correct waren. Het gevolg? Bepaalde functionaliteiten moeten anders gemaakt worden dan voorzien en sommige broodnodige functionaliteiten waren niet in het voorstel van de leverancier inbegrepen. Om alsnog te kunnen voldoen aan de verwachtingen, is er een hoger budget nodig dan oorspronkelijk voorzien. Als bedrijf blijf je dan teleurgesteld en gefrustreerd achter.
Als opdrachtgever heb je vaak al een duidelijk beeld van wat er gebouwd moet worden, maar het is belangrijk dat de leverancier die verwachtingen ook goed begrepen heeft. Je hebt misschien al een analyse gemaakt, maar die kan al snel achterhaald zijn wanneer het traject ook effectief van start gaat. Wanneer blijkt dat je gebruikers nog niet voldoende bevraagd zijn geweest bijvoorbeeld, kan dat er al snel voor zorgen dat je je oorspronkelijke plannen moet bijsturen.
Een andere uitdaging is dat de leverancier je organisatie nog niet voldoende kent. Er zijn binnen jouw organisatie misschien procedures of een bepaalde manier van werken die de leverancier op voorhand moeilijk kan inschatten, maar die wel een grote invloed hebben op het budget van het project. Of misschien had je wel een goed beeld van de functionele behoeften, maar nog niet van de architectuur van de oplossing. Hiervoor reken je uiteraard op de kennis van de leverancier, maar het gevaar bestaat dat die tijdens het offertetraject niet de tijd heeft om alles in kaart te brengen.
Toch wordt er ondanks al deze uitdagingen vaak verwacht van een leverancier dat ze meteen een vaste prijs en een gedetailleerde offerte meegeven voor een maatwerkoplossing. Ik vergelijk softwareontwikkeling niet graag met de bouw van een huis, maar als ik het toch even mag doen: een aannemer kan je ook geen gedetailleerde en correcte prijsofferte geven zonder dat een architect het plan heeft uitgetekend.