menu sluiten
Contact

Antwerpen
Veldkant 33B, 2550 Kontich
België +32 (0)3 444 11 08

Amsterdam
Pedro de Medinalaan 87a/b, 1086 XP Amsterdam
Nederland +31 (0)85-888 33 31

info@jstack.eu

16 February 2022

Komt je softwareproject duurder uit dan gedacht? Vermijd het met de 4xO aanpak

Heb je al eens een softwareproject laten uitvoeren dat veel duurder uitkwam dan initieel gedacht? Dat komt helaas nog vaak voor. In dit artikel neem ik jullie mee in de stappen die je als bedrijf volgt bij het kiezen van een softwareleverancier, leg ik uit waar het kan mislopen en laat ik zien hoe het anders kan.

Als organisatie kan je vandaag niet rond digitaal. Dat is natuurlijk een open deur die ik intrap, maar vaak hebben organisaties niet de nodige kennis in huis om digitaliseringsprojecten zelf uit te voeren. Zij gaan dan op zoek naar een goede partner die hen met raad en daad kan bijstaan. Jstack komt dan vaak in beeld als digital agency (of minder hip: als leverancier van software op maat). Ieder jaar gaan we met meerdere ondernemingen in gesprek over het opstarten van een nieuw IT project. Vaak is het probleem of de behoefte gekend en in sommige gevallen is er ook een oplossingsrichting gedefineerd. Helaas zien we vaak dat een organisatie kiest voor een oplossing – in vele gevallen de goedkoopste – en achteraf bedrogen uitkomt. Waar loopt het mis en hoe kan het anders?

De case

Om het niet te theoretisch te maken, leg ik het verhaal uit aan de hand van een voorbeeld.

 

Jouw bedrijf wil groeien door een nieuwe revolutionaire dienst aan te bieden. Om die dienst te kunnen ondersteunen, is er ook een mobile app nodig met alles erop en eraan.

Het keuzeproces

Jouw bedrijf heeft te weinig ervaring om de mobile app zelf te bouwen, dus je gaat op zoek naar enkele potentiële softwarepartners. Je hebt misschien wel enkele contacten die ook zo een traject hebben doorlopen, dus je polst eens bij hen of ze jou in contact kunnen brengen met een softwareleverancier. Je zoekt tegelijk ook via Google en stelt een shortlist van bedrijven samen. Je contacteert hen, legt de situatie helemaal uit (eventueel met een korte analyse) en vraagt voor een offerte met een duidelijke prijsindicatie. Vervolgens vergelijk je de verschillende offertes en kies je voor de partij waarbij je een goed gevoel hebt, en die de gevraagde functionaliteit kan opleveren voor de laagste prijs.

Helaas blijkt na enkele maanden dat er in de offerte geen rekening werd gehouden met verschillende functionaliteiten, die nochtans zeker in de mobile app moeten zitten. Het gevolg? Het project komt duurder uit dan je gebudgetteerd had en duurt misschien ook langer dan voorzien.

Het standpunt van de softwareleverancier

Jullie nemen contact op met jstack. Na een eerste verkennend gesprek en een tweede uitgebreidere meeting zijn we helemaal enthousiast over jullie dienstverlenging en de bijhorende app. Er is dan nog één horde die we moeten overwinnen: gekozen worden als partner!

Hoe we jullie willen overtuigen? We maken een zeer gedetailleerde offerte op met daarin een eerlijke inschatting van het kostenplaatje en plannen een voorstelling in met jullie. Tijdens die voorstelling leggen we uit dat we op basis van de informatie die we momenteel hebben nog geen exacte inschatting van het kostenplaatje kunnen maken. Er zijn namelijk nog te veel onbekenden: er is nog geen uitgewerkt UI design, de architectuur is nog niet in kaart gebracht, er is nog extra onderzoek nodig naar de behoeften van de gebruiker, enzovoort.

Wat we dan wel kunnen doen? Jullie een prijsvork bezorgen met de bedragen waarvoor we denken dat het project gerealiseerd kan worden. Openheid en eerlijkheid, dat zijn namelijk twee kernwaarden die we uitdragen. Tijdens de gesprekken zullen we jullie ook onze aanpak uitleggen die we hanteren om al deze onbekenden zo snel mogelijk in kaart te brengen om vervolgens een juiste inschatting te maken: de 4xO-strategie. De 4 O’s staan voor Onderzoek, Ontwerp, Ontwikkeling en Ondersteuning (meer daarover later in het artikel).

3 weken later we krijgen bericht dat jullie besloten hebben om in zee te gaan met een andere leverancier. Zij beloven om de mobile app te bouwen voor minder geld, met alle gewenste functionaliteiten en dat binnen slechts 3 maanden! Een teleurstelling voor ons, want we waren super enthousiast om aan de slag te gaan. Flash forward naar 3 maanden later: de mobile app werd nog niet opgeleverd door de gekozen leverancier, het vooropgestelde budget zal overschreden worden of er zullen minder functionaliteiten opgeleverd worden.

Wat is er misgelopen?

Voor alle duidelijkheid, ik heb een heel zwart-wit beeld geschetst, de werkelijkheid is altijd iets genuanceerder. Maar heel vaak zien we dat het op het volgende neerkomt: een bedrijf gaat bij het kiezen van een softwarepartner op zoek naar zekerheid, en kiest dan voor de leverancier die belooft om op tijd op te leveren en binnen budget te blijven. Maar voor die belofte heeft die leverancier een hoop assumpties moeten maken. Tijdens het traject blijkt dan helaas dat een aantal van de gemaakte assumpties niet correct waren. Het gevolg? Bepaalde functionaliteiten moeten anders gemaakt worden dan voorzien en sommige broodnodige functionaliteiten waren niet in het voorstel van de leverancier inbegrepen. Om alsnog te kunnen voldoen aan de verwachtingen, is er een hoger budget nodig dan oorspronkelijk voorzien. Als bedrijf blijf je dan teleurgesteld en gefrustreerd achter.

Als opdrachtgever heb je vaak al een duidelijk beeld van wat er gebouwd moet worden, maar het is belangrijk dat de leverancier die verwachtingen ook goed begrepen heeft. Je hebt misschien al een analyse gemaakt, maar die kan al snel achterhaald zijn wanneer het traject ook effectief van start gaat. Wanneer blijkt dat je gebruikers nog niet voldoende bevraagd zijn geweest bijvoorbeeld, kan dat er al snel voor zorgen dat je je oorspronkelijke plannen moet bijsturen.

Een andere uitdaging is dat de leverancier je organisatie nog niet voldoende kent. Er zijn binnen jouw organisatie misschien procedures of een bepaalde manier van werken die de leverancier op voorhand moeilijk kan inschatten, maar die wel een grote invloed hebben op het budget van het project. Of misschien had je wel een goed beeld van de functionele behoeften, maar nog niet van de architectuur van de oplossing. Hiervoor reken je uiteraard op de kennis van de leverancier, maar het gevaar bestaat dat die tijdens het offertetraject niet de tijd heeft om alles in kaart te brengen.

Toch wordt er ondanks al deze uitdagingen vaak verwacht van een leverancier dat ze meteen een vaste prijs en een gedetailleerde offerte meegeven voor een maatwerkoplossing. Ik vergelijk softwareontwikkeling niet graag met de bouw van een huis, maar als ik het toch even mag doen: een aannemer kan je ook geen gedetailleerde en correcte prijsofferte geven zonder dat een architect het plan heeft uitgetekend.

De oplossing van jstack: 4xO aanpak

Hoe voorkomen we dit bij jstack? Door jarenlange ervaring weten we wat er goed werkt en wat niet. Daarom stellen we bij jstack onze klanten de 4xO aanpak voor: Onderzoek – Ontwerp – Ontwikkeling – Ondersteuning. In iedere stap geven we de opdrachtgever een duidelijke oplevering, worden de volgende stappen besproken en is er de mogelijkheid om als opdrachtgever de samenwerking te beëindigen wanneer de uitkomst niet naar wens is.

Tijdens de onderzoeksfase doen we interviews met gebruikers, voeren we een haalbaarheidsstudie uit of werken via workshops een klantenreis of conceptarchitectuur uit. Tijdens de ontwerpfase organiseren we interactieve workshops waarbij het concept verder wordt uitgewerkt. Daarna hebben we een concreet beeld van wat er gebouwd moet worden, en wordt het resultaat vertaald in wireframes – dat zijn schema’s die de algemene structuur van de appicatie weergeven.

Het resultaat? De klant heeft voor een heel beperkte investering een goed zicht op het totaalpakket van de mobile app, en een realistisch zicht op het volledige kostenplaatje. En niet onbelangrijk: als partners leren we elkaar op die manier ook beter kennen, waardoor we het vertrouwen stap voor stap kunnen opbouwen. Hopelijk kunnen we na de ontwerpfase een langdurig partnership aangaan en verdergaan met de 2 andere O’s (ontwikkeling van de applicatie en ondersteuning na de oplevering), maar als blijkt dat dat niet mogelijk is, gaan we in goede verstandhouding uit elkaar. Geen teleurstelling of ontgoocheling, zowel voor de opdrachtgever als voor de leverancier.

Conclusie

Ben je van plan om een digitaal platform of product te bouwen? Werk dan in stappen en start met een onderzoek en een analyse vooraleer je van start gaat met ontwikkelen. Zoek je een digitale partner om je hierin te ontzorgen? Maak dan geen keuze die enkel en alleen gebaseerd is op de prijs, maar probeer echt te begrijpen wat er wordt voorgesteld. Daarna kan je gaan vergelijken met de voorstellen van andere leveranciers. Leer je potentiële partner beter kennen en start met het onderzoeken en analyseren vooraleer je een definitieve keuze maakt.

Op zoek naar een softwareoplossing op maat?

 

Onze specialisten vertellen je graag meer over de mogelijkheden. Neem contact op met Stijn Van Raes voor een vrijblijvend adviesgesprek.